Wie Du Dich weniger ablenken lässt und mit Deiner Arbeit weiterkommst
Du warst den ganzen Vormittag beschäftigt. Mails beantwortet, Nachrichten gelesen, kurz etwas nachgeschaut. Jetzt ist Mittag, und die Aufgabe, wegen der Du den Laptop geöffnet hast, ist immer noch nicht fertig.
Das nervt. Vor allem, wenn Du abends weiterarbeitest, weil Du tagsüber kaum zu Deiner eigentlichen Arbeit gekommen bist.
Du kannst ausprobieren, welche Unterbrechungen Du Dir ersparen kannst und wie Du nach einer Ablenkung schneller wieder einsteigst. Hier bekommst Du drei Schritte für Deinen nächsten Arbeitstag. Das Ziel: mit einer wichtigen Sache weiterkommen und danach auch mal aufhören können.
Warum eine kurze Nachricht länger beschäftigt
Du schreibst gerade einen schwierigen Absatz. Du weißt ungefähr, was rein soll, suchst aber noch nach dem ersten Satz. Dann erscheint eine Nachricht: „Hast Du kurz Zeit?“
Du antwortest. Als Du zurückkommst, liest Du den Absatz noch mal. Was wolltest Du eigentlich sagen? Der Gedanke muss erst wieder zusammengesetzt werden. Die Nachricht hat zehn Sekunden gedauert. Der Wiedereinstieg dauert länger.
Wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, brauchen wir Zeit, um uns auf die neue einzustellen. Im Alltag merken wir das oft erst, wenn wir zum dritten Mal denselben Satz lesen.
Wie viel Benachrichtigungen ausmachen können, haben Sandra Ohly und Laura Bastin in einem Feldexperiment mit 247 Personen untersucht. Ein Teil schaltete die automatischen Benachrichtigungen aus Kommunikations-Apps für einen Tag aus. Weniger solcher Unterbrechungen ging mit besser berichteter Leistung und weniger Belastung einher. Wie sehr es half, hing auch davon ab, wie stark die Menschen fürchteten, etwas zu verpassen, und welchen Antwortdruck sie erlebten.
Das war ein einzelner Arbeitstag, keine Garantie für Deinen nächsten Monat. Aber es gibt Dir einen konkreten Ansatz: Welche Nachrichten müssen Dich wirklich sofort erreichen?
Erreichbar sein braucht eine Absprache
Vielleicht wartest Du auf eine wichtige Rückmeldung. Vielleicht arbeitest Du im Support oder Deine Kollegin braucht gleich Deine Entscheidung. Dann ist „einfach alles ausschalten“ kein brauchbarer Rat.
Überleg mit den Menschen, mit denen Du arbeitest: Was ist dringend? Welcher Kanal bleibt dafür offen? Wann beantwortest Du den Rest?
Eine Absprache könnte heißen: „Ich arbeite bis elf am Konzept und lese danach meine Mails. Wenn die Freigabe vorher nötig ist, ruf mich bitte an.“ So weiß Deine Kollegin, wie sie Dich erreicht. Und Du musst nicht jede Nachricht vorsorglich prüfen.
Auch zu Hause hilft das: „Ich brauche zwanzig Minuten für diese Bewerbung, danach bin ich wieder da.“ Wie ungestört das klappt, hängt natürlich auch davon ab, wer gerade Betreuung braucht. Such eine Zeit, die zu Deinem tatsächlichen Tag passt.
Drei Versuche für morgen
1. Sag genau, was am Ende fertig sein soll
„Am Projekt arbeiten“ ist ziemlich groß. Schreib vor dem Start einen Satz auf: „Ich formuliere den ersten Absatz.“ Oder: „Ich vergleiche die drei Angebote und markiere meine Empfehlung.“
Leg die Unterlagen bereit, die Du dafür brauchst. Schließ die Tabs, die mit dieser Aufgabe nichts zu tun haben. Stell unwichtige Benachrichtigungen für die vereinbarte Zeit stumm.
Fang mit einem überschaubaren Block an, zum Beispiel zwanzig Minuten. Prüfe danach: Was liegt jetzt vor, das vorher noch nicht da war? So kannst Du Deinen Fortschritt sehen, auch wenn noch nicht alles fertig ist.
2. Park den Einfall, der gerade dazwischenkommt
Du bist mitten im Absatz und denkst plötzlich: Ich muss noch Brot kaufen. Dann fällt Dir die Geburtstagsnachricht ein. Und eine Rechnung.
Leg einen Zettel neben Dich. Schreib „Brot“, „Geburtstag“ oder „Rechnung“ darauf und geh zurück zum Satz. Du kannst Dich nach dem Arbeitsblock darum kümmern.
Das ist ein praktischer Versuch: Musst Du weniger sofort erledigen, wenn Du es aufgeschrieben hast? Falls Du trotzdem oft wechselst, schau genauer hin. Fehlt Dir eine Information? Ist die Aufgabe noch zu unklar? Dann hilft vielleicht eine Rückfrage mehr als ein längerer Timer.
3. Hinterlass Dir einen guten Wiedereinstieg
Wenn Du aufhören oder eine Unterbrechung annehmen musst, schreib kurz auf, wo Du warst: „Als Nächstes das Beispiel zur Lieferzeit ergänzen.“ Oder: „Die zweite Zahl fehlt noch, bei Lea nachfragen.“
Das kann Dir später das erneute Suchen ersparen. Versuch es auch vor dem Feierabend. Morgen liegt dann eine konkrete nächste Handlung vor Dir, statt eines offenen Dokuments mit der Botschaft: „Mach mal weiter.“
Schau nach ein paar Tagen: Findest Du leichter zurück? Bleibt weniger Arbeit übrig, die Du eigentlich schon tagsüber machen wolltest?
Wenn Du müde bist, hilft auch der beste Zettel nur begrenzt
Du hast den Chat geschlossen und weißt genau, was Du schreiben möchtest. Trotzdem schweift Dein Blick ab, und Du liest denselben Satz immer wieder. Wie hast Du geschlafen?
Das US-Gesundheitsinstitut NHLBI beschreibt, dass Schlafmangel unter anderem Lernen, Konzentration und Entscheidungen erschweren kann. Dann kostet Dich eine Aufgabe mehr Mühe, obwohl Du sie sonst gut hinbekommst.
Wenn das öfter vorkommt, schau auf den Abend davor. Bleibst Du länger wach, weil Du nach der Arbeit endlich Zeit für Dich möchtest? Muss noch jemand versorgt werden? Oder kannst Du trotz Müdigkeit nicht schlafen? Je nach Antwort brauchst Du einen anderen nächsten Schritt. Vielleicht eine andere Aufgabenverteilung. Vielleicht ein früheres Ende der Arbeit. Bei anhaltenden Schlafproblemen auch ärztliche Unterstützung.
Schlaf und Arbeitsbedingungen lassen sich nicht immer allein ändern. Es lohnt sich trotzdem, sie anzusprechen, bevor Du von Dir verlangst, einfach konzentrierter zu sein.
Was möchtest Du heute wirklich voranbringen?
Vielleicht brauchst Du keine weitere App, sondern zwanzig Minuten für den Absatz und eine klare Absprache für die nächste Nachricht.
Wähl eine Sache. Schreib auf, woran Du ihren Fortschritt erkennst. Und probier aus, welche Unterbrechung Du Dir heute ersparen kannst.
WEITERÜBEN
Mit Deiner wichtigen Aufgabe weiterkommen
Wenn Du Dich weiter mit Aufmerksamkeit und Ablenkung beschäftigen möchtest, führt Dich der LifeXLab-Kurs Fokuskontrolle – Wie wir uns nicht mehr ablenken lassen weiter. Auf der Seite Selbstführung findest Du den größeren Zusammenhang: Wie möchtest Du Deine Zeit und Deine Arbeit gestalten?
